Chaque année, plusieurs milliers de pharmacies accueillent des apprentis en brevet de préparateur (BP), essentiellement via un contrat d’apprentissage en 2 ans, voire en 3 ans (et plus rarement par un contrat de professionnalisation pour les plus de 26 ans).
« Un choix qui peut être purement financier (main-d’œuvre à faible coût), par volonté de s’investir dans la formation, ou dans le but de former et garder son futur préparateur », avance Jean-Louis Grillet, pharmacien et directeur de la promotion de l’apprentissage au sein du Centre de formation des apprentis (CFA) Pharmacie de Marseille. Mais quelle que soit la raison de ce choix, accueillir un apprenti demandera toujours certaines qualités : de la patience, un minimum d’intérêt pour la formation et une bonne capacité à communiquer et à reformuler pour que les messages soient bien compris. N’oublions pas en effet que les apprentis sont, dans la majorité des cas, des jeunes qui n’ont que le bac en poche et aucune connaissance du monde du travail.
Dans le détail, l’apprenti BP suivra un enseignement théorique d’environ 800 heures, généralement au CFA, et travaillera le reste du temps à l’officine. Un emploi en alternance, qui demandera toute l’attention du titulaire, ainsi que celle de l’équipe officinale. Le titulaire est légalement responsable des apprentis, mais il peut en confier l’encadrement à un maître d’apprentissage (ou tuteur). Ce dernier peut être un pharmacien adjoint, à condition qu’il travaille à plein temps et qu’il ait au minimum deux ans d’expérience. De même, les préparateurs justifiant d'une expérience de 3 ans peuvent devenir maître d’apprentissage. Ils devront alors être 2 préparateurs, à temps plein pour 1 seul apprenti.
Recruter
Mais avant toute chose, il faudra recruter un apprenti. Ce qui n’est pas toujours une tâche facile, d’autant qu’il peut exister de grosses différences de niveau entre les apprentis : certains savent difficilement lire ou compter, alors que d’autres au contraire, maîtrisent bien ces notions. Un entretien d’embauche est donc indispensable. Durant celui-ci, le titulaire et le tuteur devront bien cerner le potentiel et la motivation de l’apprenti. Souvent, pour guider leur choix, les pharmaciens s’appuient sur un test de niveau, réalisé en amont par les CFA, ou parfois proposé par les syndicats régionaux. Ensuite, tout se joue durant l’entretien. On prendra en compte la présentation générale du candidat (tenue vestimentaire, politesse, posture, expression orale, dynamisme, etc.), son niveau, sa motivation, sa volonté et son rapport au travail. Il est également possible de lui faire passer quelques petits tests durant l’entretien, comme un rendu de monnaie, un calcul d’un nombre de boîtes à délivrer ou une règle de trois. Mais parfois, aucun d’entre eux ne convient. « Cela a été le cas dans notre officine cette année », avance Alexandra Gaertner, adjointe à Boofzheim (Bas-Rhin) qui a déjà été quatre fois maître d’apprentissage. « Nous avons reçu plusieurs personnes en entretien, mais nous n’en avons retenu aucune, car leur niveau était faible et leurs chances de réussite modérées. Mais il n’est pas exclu que nous reprenions un apprenti l’année prochaine, poursuit-elle. Tout dépendra de sa motivation et de son niveau. » Une sage décision, car en recrutant une personne qui ne convient pas, on peut aussi déstabiliser toute l’équipe.
Accueillir
Une fois l’entretien d’embauche finalisé, l’apprenti sera officiellement accueilli à l’officine. On lui présentera le personnel et les activités de la pharmacie, on l’informera de l’ensemble des règles et usages internes à l’entreprise, on lui remettra sa blouse et son badge. Après ce tour d’horizon, il est impératif d’organiser et de planifier son poste de travail.
« Dans notre officine, l’apprenti reçoit une fiche de poste adaptée et évolutive », explique Lisa Gilbert, adjointe à Quetigny (Bourgogne) et qui encadre cette année son troisième apprenti. De plus, « on détaille par oral en quoi consiste son travail à l’officine, et quelles sont ses limites », ajoute-t-elle. Notamment, un apprenti ne peut pas délivrer d’ordonnance, ni vendre des médicaments, ni conseiller les patients. Il n’a pas le droit de toucher aux stupéfiants. « On lui indique également quelles sont les personnes qu’il peut solliciter en cas d’absence du responsable, ou du titulaire : selon la nature de la demande, il s’orientera vers un pharmacien ou vers un préparateur », évoque Lisa Gilbert.
Évoluer
Les tâches de l’apprenti se concentrent essentiellement dans le back-office : réception des commandes, déballage et rangement des médicaments, etc. Un travail qui demande beaucoup de rigueur. « Il va donc falloir lui apprendre des méthodes de travail et le suivre régulièrement dans les premières journées. Cet investissement initial permettra de limiter le risque d’erreurs dans le stock, et donc un retard de délivrance aux patients », avance Alexandra Gaertner. De plus, on peut rendre les activités de l’apprenti plus intéressantes. « Par exemple, lors du rangement des médicaments, nous demandons à l’apprenti de nous dire à quoi servent les spécialités », poursuit l‘adjointe. L’apprenti peut également participer au merchandising, vérifier les périmés, etc.
Par ailleurs, il est important que les missions de l’apprenti évoluent dans le temps sur ces deux années de formation, et de faire figurer ces évolutions dans un planning écrit à réaliser sur les 2 ans. En effet, « il faut organiser dès le départ ce que va faire l’apprenti et fixer des dates de début de chaque nouvelle mission. Sans cela, on a très vite fait de le laisser en back-office, on est vite pris dans le quotidien et on se rend alors compte trop tard que le poste de l’apprenti n’a pas évolué », alerte Lisa Gilbert. Ainsi, après la gestion du rangement des médicaments, son travail s’orienta progressivement vers la préparation des ordonnances que laissent les patients (préparation en back-office mais jamais au comptoir), ces préparations seront ensuite vérifiées par un pharmacien. Puis, petit à petit, l’apprenti pourra accompagner le pharmacien ou le préparateur diplômé au comptoir, pour assister à la préparation de l’ordonnance et rentrer ainsi dans le métier.
Un regard sur les cours
De plus, le maître d’apprentissage suit le parcours de formation de l’apprenti au CFA, s’informe de ses résultats obtenus et le prépare aux examens. Par exemple, « au retour du CFA, je fais un entretien de 30 minutes avec l’apprenti pour savoir comment s’est déroulée sa semaine de cours, évoque Lisa Gilbert. Cet été, on en a profité pour établir un planning de révision. Chaque semaine je regarde également ses notes au CFA, afin de déceler d’éventuelles difficultés et leurs raisons : est-ce par manque d’organisation, de temps, de compréhension ? Ensuite, on tente de résoudre les problèmes immédiatement pour éviter les échecs ».
Enfin, le tuteur est l’interlocuteur du CFA. Notamment, une fois ou deux par an, on a des visites du formateur du CFA responsable du suivi de l’apprenti en entreprise. Lors de ces rencontres, on fait le point sur les résultats de l’apprenti, sur son intégration. Le formateur s’assurera que les tâches évoluent, et discutera des points qui peuvent être améliorés. « C’est un moment ou on peut partager sur le travail et l'évolution à l’officine », résume Jean-Louis Grillet.
Se préparer
Parfois on s’aperçoit que les pharmaciens d’officine ont du mal à encadrer les apprentis. Transmettre son savoir et ses compétences n’est pas toujours inné ! Pour cette raison, certains CFA pharmacie éditent des livrets d’accueil destinés aux tuteurs. D’autres, comme à Dijon, ont mis en place une formation courte (deux jours) pour les maîtres d’apprentissage. On y découvre comment préparer un livret d'accueil, réaliser une fiche de poste, organiser son temps, communiquer avec l'apprenant, l’accompagner, l’évaluer, le préparer à l’examen, etc. Des formations qui permettent de transmettre efficacement son savoir et de réussir l’accompagnement des apprentis.
Près de 40 % du chiffre d’affaires
Médicaments chers : poids lourds de l’activité officinale
Les concentrations continuent
Hygie 31, Giropharm : grandes manœuvres au sein des groupements
Valorisation et transactions en 2023
La pharmacie, le commerce le plus dynamique de France
Gestion de l’officine
Télédéclarez votre chiffre d’affaires avant le 30 juin