LES GRANDES VACANCES approchent à grands pas. Selon que l’officine se situe dans une région de départ ou d’arrivée en vacances, l’équipe n’est pas soumise aux mêmes contraintes. D’une officine à l’autre, la gestion des vacances est différente et peut être source de conflits. C’est en tout cas ce que relevait « Le Quotidien » dans son enquête sur les adjoints menée en janvier et février 2010, en soulignant qu’un quart des conflits concerne l’organisation des congés. La Convention collective des pharmaciens règle pourtant ces questions de manière précise et complète, questions qui peuvent aussi faire l’objet d’une clause dans le règlement intérieur de la pharmacie.
« D’après les remontées que nous avons, les litiges sur les congés légaux sont souvent liés à leur durée et à la rémunération de l’adjoint qui remplace le titulaire en vacances. Nous rappelons les règles, que ce soit sur la durée des congés, le rôle de l’adjoint en l’absence du titulaire, ses limites en termes de responsabilité et l’obligation de verser une indemnité de remplacement à partir du 16e jour d’absence. Nous insistons sur l’interdiction par la loi d’effectuer des semaines de plus de 46 heures pour l’adjoint. En cas de problème en l’absence du titulaire, le fait que l’adjoint travaille énormément n’est pas une circonstance atténuante pour le Conseil de l’Ordre, au contraire. Il est obligatoire que le salarié bénéficie de 11 heures de repos par jour et d’un jour et demi de repos par semaine », note François Aucouturier, responsable des adjoints pour la branche officine de la CFE-CGC.
Médiation.
Mais ces conflits apparaissent la plupart du temps à cause d’une méconnaissance des règles, que ce soit de la part du titulaire ou de son équipe. Les litiges disparaissent assez simplement après explication des préceptes à suivre. Néanmoins, le conflit peut aller jusqu’à faire une demande de médiation auprès de l’Ordre des pharmaciens, voire mener jusqu’au tribunal des Prud’hommes. « Cela s’est déjà vu, par exemple parce que des congés ont été annulés au dernier moment. Une fois validées, les dates fixées doivent être respectées par le titulaire comme par les salariés. Autre problème rencontré : lorsque l’adjoint ne prend pas au sérieux ses responsabilités durant l’absence du titulaire. C’est le cas s’il n’assure pas une garde. »
Dans ce sens, le pharmacien adjoint doit aussi prendre conscience de son rôle de professionnel de santé avant tout, qu’il doit être à même d’assumer, en particulier en l’absence du titulaire.
Tout est question de respect de la loi et de la convention collective, d’une part, et de bon sens, d’autre part, comme le rappelle Gérard Vaël, dirigeant de CCI Consultant. « Le titulaire doit être capable d’anticiper, d’arbitrer et de prendre en compte les priorités de ses collaborateurs. La gestion des congés est un révélateur de l’état d’esprit du titulaire et de son équipe, de leur aptitude à trouver des solutions. »
Priorité aux jeunes mamans.
Sandrine Masseron, adjointe à la Pharmacie des Écoles, dans le 11e arrondissement de Paris, est satisfaite de l’harmonie dans son équipe, composée d’un titulaire, une adjointe, une étudiante de 6e année de pharmacie, un préparateur et un apprenti préparateur. « Nous arrivons toujours à faire concorder nos souhaits. Aucun de nous n’a de jeunes enfants, ce qui simplifie les choses. On se préoccupe des congés vers la fin avril et on pose un planning définitif fin mai qui permet encore de faire quelques petits arrangements. » Une situation qui va évoluer prochainement puisque Sandrine Masseron va partir en congé maternité et sera remplacée par l’étudiante en pharmacie qui devrait décrocher son diplôme dans quelques semaines. « J’ai travaillé dans quatre structures, des officines de taille moyenne à grande, et les congés n’ont jamais posé de problème. Les équipes étaient compréhensives, elles laissaient la priorité aux jeunes mamans et, pour ma part, je préférais jusqu’alors prendre des congés hors vacances scolaires », ajoute la jeune femme.
Certains titulaires ont choisi de déléguer l’organisation des congés à un ou deux adjoints, qui se spécialisent sur les questions réglementaires tout en utilisant leurs aptitudes au management. Le titulaire interviendra en cas de problème, gardant toute autorité pour trancher.
Demandes compatibles.
« Je suis adjoint dans une grande officine et je suis justement chargé de l’organisation des congés. Tout le monde dépose ses vœux, sachant que chacun travaille en binôme et essaie de poser des demandes compatibles. En cas de problème, on essaie de privilégier les salariés qui ont des enfants, ensuite l’ancienneté et, enfin, on prend en compte l’historique des congés et des vœux des années précédentes. Tout repose sur l’entente entre les uns et les autres et sur le bon sens », explique François Aucouturier.
Néanmoins, certaines règles importantes sont à connaître. Ainsi, en cas de refus des congés posés par un collaborateur, celui-ci doit intervenir au minimum un mois avant le 1e jour posé. Au-delà, seule une nécessité impérieuse autorise ce refus, et non la « nécessité de service », une notion utilisée « à tort et à travers, qui est souvent l’une des raisons pour lesquelles le syndicat est sollicité ».
Pour sa part, Serge Caillier, vice-président de la section D à l’Ordre national des pharmaciens, note aussi l’existence de litiges liés à une rupture de contrat. Il est en effet courant que l’adjoint en fin de contrat se retrouve avec un nombre de congés supérieur au cumul d’une année, effet d’un reliquat d’années précédentes. « La Cour de justice européenne a été claire sur ce point. Les congés doivent être pris en temps et en heure, sauf en cas de maladie. Quand on fait les choses dans les règles, il y a peu de chance d’être confronté à ce type de problème, c’est souvent le laxisme de certains qui met tout le monde en mauvaise posture. »
Simple et performant.
Ancien titulaire d’une officine de 20 salariés, aujourd’hui adjoint dans une pharmacie de quatre professionnels, Serge Caillier a tendance à prendre les devants. « Je pré-organise, je m’informe des vacances que compte prendre le titulaire, de façon à organiser les miennes et celles de l’équipe plus facilement. C’est aussi à l’adjoint de s’occuper de ces questions car, en l’absence du titulaire, si aucun autre pharmacien n’est présent, il doit être à l’officine tant que celle-ci est ouverte au public, quitte à réduire les heures d’ouverture ou négocier des heures supplémentaires. »
Certaines SSII (Sociétés de service en ingénierie informatique) qui ont développé des logiciels dédiés aux pharmacies ont créé des outils spécifiques à la planification et à la gestion du personnel. C’est le cas d’Alliadis, qui a développé le système Alliance Plus et compte environ 7 500 clients. « Je suis client d’Alliadis depuis bientôt 10 ans et j’ai pris l’option PharmaRH il y a un an. C’est très intéressant dans mon officine qui compte 12 personnes, pour jongler entre les temps pleins, les temps partiels, les mères de famille qui ne souhaitent pas travailler le mercredi, etc. Il est simple d’utilisation et performant, il me permet de planifier les présences, de savoir combien de personnes au comptoir sont nécessaires en fonction de la fréquentation, etc. C’est le même principe pour les congés », remarque Jean-François Guézo, titulaire à Ploermel (Morbihan). En pratique, chaque collaborateur est tour à tour prioritaire pour le choix de ses congés. Dans la mesure du possible, Jean-François Guézo tente de satisfaire toute l’équipe, sinon il procède à des ajustements, il arbitre et harmonise l’ensemble des demandes. Et cela, toujours très en amont. L’anticipation est l’assurance de garantir une qualité et une continuité des soins aux patients en toute sécurité.
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