Comment gérer la 5e semaine de congés payés

Tout salarié à temps plein ou à temps partiel, qui travaille une année pleine, cumule 30 jours ouvrables de congés payés. Une cagnotte à épuiser pendant l’année puisque les congés constituent une période de repos obligatoire. Mais, selon la Convention collective de la pharmacie, il ne peut être pris en un bloc plus de 24 jours ouvrables, soit 4 semaines pendant la période estivale. Ainsi, les congés payés se répartissent en un congé principal et une cinquième semaine.

Gérer le planning

Pour organiser le planning des départs, et leur échelonnement, le titulaire tiendra compte en priorité du bon fonctionnement de son entreprise. La Convention collective rappelle que « les nécessités du service » constituent le principal critère qui prévaut sur tous les autres. L’intérêt de la pharmacie passe légitimement devant les souhaits individuels. Les critères secondaires sont : la situation familiale du salarié, son ancienneté, et les possibilités de congés de son conjoint. Pour le personnel dont les enfants fréquentent l’école, les congés sont calés, si possible, au cours des vacances scolaires. Dans le cas particulier où un couple travaille dans la même pharmacie, le titulaire accordera un congé simultané.

Informer les salariés

Chaque personne de l’équipe doit connaître ses dates de départ au moins un mois à l’avance. À charge pour le titulaire d’informer par écrit chaque salarié. Et d’afficher le planning général sur le panneau d’information du personnel. Une fois fixées, les dates ne peuvent plus être modifiées dans le mois qui précède chaque départ, sauf en cas de circonstances exceptionnelles. D'après la jurisprudence, il s'agit d'une raison impérative de service. Le salarié doit alors se conformer aux nouvelles dates demandées par son employeur. S’il refuse la modification, il commet une faute pouvant être sanctionnée. Pour éviter les abus, l'interprétation des circonstances exceptionnelles est faite très restrictivement. Exit donc un défaut d’organisation que l’employeur aurait pu anticiper.

Fractionner

L'employeur peut décider de scinder la cinquième semaine, par exemple accorder 4 jours en février et 2 jours en avril. Il peut même la fractionner à l'extrême, c’est-à-dire éclater cette semaine de congé en 6 jours pris en discontinu. Cette combinaison est possible sans devoir recueillir l'accord du salarié concerné, même si cela le pénalise de ne pas prendre une semaine pleine. De plus, aucun jour pour supplémentaire pour fractionnement n’est dû lorsque la 5e semaine est attribuée en plusieurs fois. Reste à évaluer la dimension managériale d’une telle option.

Décompter sans chuter

Tous les jours de la semaine sont retranchés du solde des congés, à l'exception des dimanches et des jours fériés légaux chômés. Ce décompte, en jours ouvrables, commence à partir du premier jour où le salarié aurait normalement dû travailler s'il n'avait pas été en congés. Puis tous les jours sont comptabilisés jusqu'à son retour à l'officine. En application du principe d’égalité de traitement avec les salariés à temps plein, le décompte des congés des salariés à temps partiel se fait également sur la base du nombre de jours ouvrables, et non sur la base des seuls jours travaillés. Les journées de congés sont toujours déduites entièrement.

Pas de report

En principe, les congés payés ne peuvent être reportés d'une année sur l'autre. Ils doivent être liquidés avant le 30 avril 2019. Sinon, ils sont perdus. Par exception, si le salarié a le projet de partir en congé sabbatique ou pour création d'entreprise, il peut demander à reporter ses cinquièmes semaines de congés payés jusqu'à son départ en congé sabbatique ou pour création d'entreprise. Ce cumul porte au maximum sur six ans. Effet boule de neige ! Ainsi, lors de son départ, le salarié recevra une indemnité compensatrice correspondant au total des jours de congé qui n'ont pas été soldés.