Aborder les congés payés avec méthode

Accorder un repos obligatoire

Les congés sont un temps de repos auquel ni l'employeur, ni le salarié ne peuvent déroger. L'employeur qui prive le salarié de ses congés encourt une amende pouvant atteindre 1 500 euros. Quant au salarié, il a l'interdiction de travailler pour le compte d'un autre employeur pendant cette période de repos. Car il est impossible de cumuler l'indemnité de congés payés avec un salaire. Ainsi, un salarié à temps partiel travaillant dans plusieurs pharmacies ne peut être en congés payés pour une officine alors qu'il continue de travailler pour une autre. Ses différentes dates de congés doivent se confondre. À charge pour chacun de ses employeurs de tenir compte de sa situation, y compris des contraintes qu’elle engendre.

Organiser le congé estival

C’est le congé le plus long de l’année. En pharmacie, il intervient entre le 1er mai et le 31 octobre. Si le salarié en fait la demande, il peut avec l'accord de son employeur le prendre en dehors de cette période. Hormis ce cas particulier relevant de l’initiative du salarié, l’employeur doit s’organiser pour échelonner les congés de ses collaborateurs, ou fermer son officine, entre le 1er mai et le 31 octobre. La Convention collective nationale de la pharmacie d’officine prévoit une plage de repos de 18 jours ouvrables continus au minimum (soit 3 semaines), et un maximum de 24 jours ouvrables continus (soit 4 semaines). Pas question par exemple de fractionner le congé estival de 4 semaines en deux périodes de 2 semaines. Seuls les salariés étrangers et les ressortissants des DOM peuvent bénéficier de 30 jours ouvrables de congé en continu (soit 5 semaines).

Respecter les règles de priorité

Pour organiser le planning des départs, le titulaire tiendra compte en priorité du bon fonctionnement de son entreprise. La Convention collective rappelle que « les nécessités du service » constituent le principal critère qui prévaut sur tous les autres. L’intérêt de la pharmacie passe légitimement devant les desiderata individuels. Les critères secondaires sont : la situation familiale du salarié, son ancienneté, et les possibilités de congés de son conjoint. Pour le personnel dont les enfants fréquentent l’école, les congés sont calés, si possible, au cours des vacances scolaires. Dans le cas particulier où un couple travaille dans la même pharmacie, le titulaire accordera un congé simultané.

Informer les salariés

Chaque personne de l’équipe doit connaître ses dates de départ au moins un mois à l’avance. À charge pour le titulaire d’informer par écrit chaque salarié. Et d’afficher le planning général sur le panneau d’information du personnel. Une fois fixées, les dates ne peuvent plus être modifiées dans le mois qui précède chaque départ, sauf en cas de circonstances exceptionnelles. D'après la jurisprudence, il s'agit d'une raison impérative de service. Par exemple, une commande imprévue de nature à sauver l’entreprise ou la nécessité de remplacer un collaborateur décédé. Le salarié doit alors se conformer aux nouvelles dates demandées par son employeur. S’il refuse la modification, il commet une faute pouvant être sanctionnée. Pour éviter les abus, l'interprétation des circonstances exceptionnelles est faite très restrictivement. Exit donc un défaut d’organisation que l’employeur aurait pu anticiper.

Décompter sans erreur

Tous les jours de la semaine sont retranchés du solde des congés, à l'exception des dimanches et des jours fériés légaux chômés. Ce décompte, en jours ouvrables, commence à partir du premier jour où le salarié aurait normalement dû travailler s'il n'avait pas été en congés. Puis tous les jours sont comptabilisés jusqu'à son retour à l'officine. En application du principe d’égalité de traitement avec les salariés à temps plein, le décompte des congés des salariés à temps partiel se fait également sur la base du nombre de jours ouvrables, et non sur la base des seuls jours travaillés. Les journées de congés sont toujours déduites entièrement. C.Q.F.D., il n'y a pas de demi-jours ouvrables de congé comme il peut y avoir des demi-jours de travail.

Gérer l’incidence d’un jour férié

Un jour férié inclus dans une période de congés impacte le décompte. Pour gérer sans faute cette équation, prenons deux exemples. Si la pharmacie est fermée vendredi 14 juillet : il ne sera pas décompté des congés payés et cela même si le jour férié coïncide avec un jour de la semaine habituellement non travaillé par le salarié. Si la pharmacie est ouverte mardi 15 août : il sera décompté des congés payés.

Préparer la fermeture

Dernière configuration estivale, le titulaire peut décider de fermer son officine et imposer aux salariés de prendre leurs congés simultanément. Depuis la loi Travail, l’employeur n’est plus tenu d’obtenir l’accord des délégués du personnel ou, à défaut, des salariés. Mais avant de mettre les voiles, il devra s’acquitter de quelques formalités : informer les syndicats départementaux en charge de l'organisation des services de garde, l’ARS dont il dépend, le conseil régional de l'ordre des pharmaciens, et les services de police ou de gendarmerie. L’ordonnancier devra être confié à un confrère. Pendant la fermeture, le titulaire devra afficher l'adresse des officines les plus proches auprès desquelles sa clientèle pourra s’approvisionner. Car il n’y a pas de congés pour les médicaments !