1. UN « GRAND MÉNAGE » ANNUEL
Les réserves sont souvent dans un désordre très important, que les titulaires et les équipes ne voient plus à force de le côtoyer. Pour avoir une réserve bien rangée, la première chose à faire est de prévoir un « grand ménage », une à deux fois par an, en y associant toute l’équipe. Cela permet de simplifier la vision et l’organisation, mais aussi de réduire le stress de travailler dans un environnement désorganisé. Ne pas hésiter à jeter tout ce qui n’a pas lieu de se trouver dans une réserve : les vieux documents qui ne servent plus, les médicaments périmés, etc. Les documents rarement utilisés peuvent être entreposés ailleurs, dans une cave par exemple, dans des cartons soigneusement annotés. Ce rangement peut permettre de retrouver des produits ou des échantillons que l’on pensait avoir perdus. Il aide principalement à dégager toute la zone d’activité quotidienne et à y voir beaucoup plus clair.
2. DÉGAGER LE PASSAGE
Lorsque le rangement est terminé, il convient de s’assurer que les postes de travail sont facilement accessibles. Les passages qui font l’objet des déplacements les plus fréquents doivent être dégagés, pour éviter d’enjamber constamment un carton qui traîne, par exemple.
3. GÉRER SES COMMANDES
Il est préférable de recevoir les commandes les plus importantes le matin, car les équipes sont plus productives. En effet, le rangement nécessite 20 % de temps supplémentaire l’après-midi par rapport au matin. De plus, l’affluence n’est pas toujours aussi soutenue à l’ouverture de l’officine, ce qui laisse du temps supplémentaire pour le rangement. Renforcer sa commande matinale permet donc à la fois de gagner en productivité et de diminuer l’encombrement l’après-midi, car les caisses seront moins nombreuses.
4. RESPECTER LA RÈGLE DES 20/80
Pour optimiser la réserve, la règle des 20/80 doit être appliquée à son organisation : 20 % des produits représentent 80 % des ventes. Il faut donc identifier les produits qui sortent le plus souvent et les mettre en avant, de façon à les rendre le plus accessibles possible. Des points de repères peuvent également être indiqués sur les tiroirs (étiquettes, gommettes), afin que les stagiaires, intérimaires ou les salariés nouvellement arrivés dans l’officine puissent identifier rapidement ces produits à forte rotation.
5. SÉPARER LES FILIÈRES
Afin de ne pas tout mélanger, la filière des produits en retour doit être clairement identifiée. Séparer les produits destinés à Cyclamed et les cartons qui viennent d’arriver est primordial.
6. ÉVACUER LES CARTONS
Le déconditionnement et l’évacuation des cartons doivent faire partie de la tâche de rangement. Pour ne pas encombrer la réserve, il est utile de se débarrasser non seulement des cartons, mais aussi des présentoirs ou des panneaux qui ne servent plus et prennent de la place inutilement. On peut aussi refuser un panneau proposé par un laboratoire, lorsque l’on sait qu’il ne sera pas utilisé.
7. MULTIPLIER LES EMPLACEMENTS DE RANGEMENT
Les étagères de la réserve doivent être assez profondes, afin de stocker les produits de façon optimale. Il faut remplir tout le volume et éviter les trous, qui font perdre de la place inutilement. Il est également indispensable de sécuriser ce qui est rangé en hauteur (cartons, cannes, etc.) afin d’éviter des chutes d’objets.
8. SOIGNER LA COMMUNICATION AU SEIN DE L’ÉQUIPE
Il arrive qu’un membre de l’équipe reçoive la commande d’un patient et qu’une autre personne la délivre, ou que les salariés ne travaillent pas les mêmes jours. Pour que chacun puisse retrouver facilement un produit, il est donc important d’avoir une discussion avec l’équipe. Elle servira à déterminer de quelle façon l’information sera transmise, afin d’éviter les erreurs.
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