COMPTABILITE

Publié le 25/06/2009

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L’organisation administrative est trop souvent le parent pauvre dans les pharmacies
Crédit photo : S. Toubon

LE QUOTIDIEN DU PHARMACIEN.- D’après vos observations, l’organisation administrative de l’officine a-t-elle progressé ces dernières années ?

PHILIPPE BECKER.- Pas suffisamment au regard de la taille atteinte par certaines officines. L’organisation administrative ou encore ce que l’on appelle le « back-office » est trop souvent le parent pauvre dans les officines. Ce n’est pas normal car faute d’une bonne organisation, certaines pharmacies souffrent d’un manque total de visibilité. Par les temps actuels, ce n’est pas permis !

Cette situation résulte peut-être d’une absence de budget pour financer un poste de travail dédié à ces tâches ?

CHRISTIAN NOUVEL.- Bien gérer administrativement son officine, ce n’est pas forcément embaucher un salarié. De nombreuses tâches peuvent être externalisées à un coût raisonnable et avec un paiement à la consommation. Prenons l’exemple du suivi du tiers payant et des dossiers impayés. De 1 % à 2 % des subrogations posent des problèmes, pour des causes variables comme l’ouverture des droits par exemple. Sur un chiffre d’affaires de tiers payant de 1 200 000 euros hors taxes, qui correspond à l’officine moyenne, cela peut représenter annuellement un manque à gagner de 12 000 euros à 24 000 euros hors taxes. Or, certains prestataires de services et même des banques proposent une gestion des relances facturée au dossier. Mais l’organisation administrative ce n’est pas que cela, c’est aussi le suivi des échéances fournisseurs et des créanciers habituels.

N’est-ce pas le rôle du cabinet comptable d’aider le pharmacien dans ces tâches ?

PHILIPPE BECKER.- Si notre rôle de base est d’enregistrer les opérations comptables après leur déroulement, nos règles professionnelles nous interdisent en tant que prestataires externes de traiter les paiements. Cette réalité est souvent ignorée par les officinaux qui pensent que le cabinet comptable peut aussi gérer leur trésorerie. Le maniement de fonds ne fait pas partie de nos tâches. C’est pourquoi nous proposons à nos clients un modèle d’organisation standard leur permettant de gérer leurs échéances. Dans le cas des grosses pharmacies, nous les aidons même à recruter un comptable interne qui pourra s’occuper de ces travaux sous notre contrôle.

À partir de quelle taille est-il préférable de recruter un comptable ?

CHRISTIAN NOUVEL.- Au-delà de trois millions d’euros de chiffre d’affaires, il faut se poser la question et envisager cette alternative. On peut commencer par un temps partiel par exemple. Le point important est que la personne ait réellement une formation comptable de bon niveau (type BTS) ou une expérience significative de même nature en officine. Il va de soi que la qualité majeure est l’honnêteté…

L’idée de base est que la valeur ajoutée (temps libéré par le titulaire, économies sur les postes de charges et meilleur encaissement des créances tiers payant) soit supérieure au coût du poste.

L’informatique officinale aurait dû supprimer de nombreux travaux administratifs. Faut-il comprendre que les logiciels d’officine ne remplissent pas leur rôle ?

PHILIPPE BECKER.- On ne peut pas dire cela ! Les pharmaciens utilisent les fonctionnalités « tiers payant » et gestion du stock et des achats au quotidien. Dans ce domaine, les résultats sont globalement satisfaisants. Il faut être conscient que la logique française du tiers payant est lourde et complexe. Malgré cela, le problème est maîtrisé. En revanche, les logiciels pour officines recèlent de nombreuses applications qui sont des aides à la gestion en général et la gestion administrative en particulier. Or, pour des raisons diverses, ces fonctionnalités des logiciels sont peu utilisées par les pharmaciens.

Pourquoi ?

CHRISTIAN NOUVEL.- Vraisemblablement, parce que ce n’est pas la priorité du pharmacien. Les formateurs de logiciels passent beaucoup de temps à expliquer les logiciels « maîtres » car le prestataire informatique est jugé par son client sur ce point. Et le reste est jugé à tort comme accessoire.

De plus, les logiciels annexes sont peu utilisés et tout le monde sait que moins on utilise un logiciel et moins on se souvient de ses fonctionnalités. Souvent les pharmaciens découvrent avec nous des possibilités qui pourraient leur faire gagner du temps ou leur donner des informations précieuses. Il y aurait sûrement une petite révolution culturelle à organiser car il est dommage que ces produits informatiques soient si peu utilisés. En outre, de nouvelles technologies arrivent dans les petites et moyennes entreprises comme la gestion électronique des données (GED). Il serait anormal que les pharmaciens passent à côté de progrès techniques qui font gagner du temps et sécurisent, comme c’est le cas pour la GED, leur archivage administratif.

PROPOS RECUEILLIS PAR FRANÇOIS SABARLY