UNE GESTION RIGOUREUSE du stock est indispensable pour assurer la bonne marche et la rentabilité de l’officine. Le stock ne doit être ni trop important, pour éviter de mobiliser inutilement de la trésorerie, ni trop bas, afin d’éviter les manquants et de conserver une offre commerciale suffisante. Or la gestion du stock dépend de plusieurs facteurs, comme la performance des outils informatiques de l’officine, la politique d’achats du pharmacien et la situation de trésorerie de la pharmacie.
On mesure la gestion du stock à son taux de rotation : plus ce taux est rapide, plus on estime que le stock est bien géré. Un bon stock doit « tourner » rapidement. Dans ce domaine, de nombreux progrès ont été réalisés ces dernières années par les pharmaciens grâce, notamment, aux outils de gestion informatique qui permettent d’obtenir un état du stock en temps réel. Les tableaux de bord informatiques permettent aussi de faire une analyse périodique du stock, tous les mois ou tous les trimestres, par exemple. En outre, les nouveaux outils, comme les robots ou les automates, favorisent une meilleure gestion du stock.
En ce qui concerne la gestion des achats et les délais de paiement, qui influencent aussi l’état du stock, deux facteurs apparus ces dernières années ont contribué aussi à l’optimisation du stock. D’abord le développement des groupements, qui permettent à leurs adhérents d’obtenir des niveaux de remises qui leur offrent la possibilité de diminuer le volume des produits stockés. « Les groupements permettent de commander des quantités économiques avec des niveaux de remises très supérieurs à ce qu’ils sont pour les pharmaciens individuels », explique Philippe Becker, de Fiducial. La loi LME, d’autre part, en réduisant les délais de paiement légaux aux fournisseurs, a entraîné une amélioration de la gestion du stock, puisque la baisse des facilités de paiement entraîne souvent une réduction du stock.
« Au total, plus le stock tourne bien, plus l’officine est performante, poursuit Philippe Becker. Une bonne rotation du stock évite les périmés et les manquants sur la partie du médicament remboursable, et prouve que les clients sont bien conseillés par l’équipe officinale pour le médicament conseil et la parapharmacie. »
Financer le stock.
Mais il n’y a pas de gestion idéale du stock et un stock optimisé peut se dégrader rapidement lorsque la situation de trésorerie de l’officine est mauvaise, comme c’est le cas aujourd’hui pour de nombreuses pharmacies.
Comment faire dans ce cas ? Par principe, il ne faut pas toucher à la partie médicament remboursable, qui ne doit jamais comporter de manquants, mais on peut faire des choix sur l’OTC et la parapharmacie en se concentrant sur quelques gammes de produits seulement. On peut donc, par exemple, faire l’impasse sur certaines gammes de parapharmacie ou de cosmétique, mais en conservant les autres gammes complètes. Les gammes à conserver sont bien sûr celles qui sont les plus demandées par la clientèle, et celles que l’on peut « sacrifier » sont celles qui sont les moins demandées et qui tournent peu.
Évidemment, dans une telle situation, l’officine doit néanmoins donner l’impression que son stock n’a pas baissé. Tout est question de présentation dans les rayons de l’officine, sachant que des rayons vides donnent toujours une très mauvaise image à la clientèle. « Mais, dans tous les cas, la réduction du stock de médicaments conseils et de parapharmacie ne peut avoir qu’une incidence assez limitée sur l’amélioration de la trésorerie de l’officine, prévient Michel Watrelos, expert-comptable à Lille. Le chiffre d’affaires en médicaments remboursables d’une pharmacie traditionnelle représente en moyenne entre 78 et 85 % de son chiffre d’affaires total, alors que le chiffre d’affaires sur l’OTC n’entre dans ce même total que pour 9 à 12 % et celui sur la parapharmacie pour 6 à 11 %. Quand on sait également que la rotation moyenne du stock sur les spécialités remboursables se situe en général entre 16 et 18 jours, que la rotation sur l’OTC peut aller jusqu’à 135 jours et celle sur la parapharmacie jusqu’à 280 jours, on voit que la marge de manœuvre pour accélérer la rotation du stock total et pour que cette accélération ait un effet bénéfique sur la trésorerie est étroite. »
Cependant, l’amélioration de la trésorerie par l’optimisation du stock peut parfois être plus efficace, par exemple pour les pharmacies de centres commerciaux qui ont une part de chiffre d’affaires liée à l’OTC et à la parapharmacie plus élevée. Mais, pour que l’opération soit vraiment efficace, il faut non seulement analyser le chiffre d’affaires de l’officine et le taux de rotation du stock par tranches de TVA, mais aussi connaître la composition et la ventilation du stock en prix d’achat. Or, généralement, le stock de spécialités remboursables représente entre 40 et 55 % du prix d’achat du stock total, l’OTC et la parapharmacie représentant chacun environ 25 %.
« Réduire le stock de parapharmacie ou de médicaments conseils alors que l’officine ne réalise que 10 % de son chiffre d’affaires sur l’un et l’autre de ces segments n’est donc pas suffisant pour récupérer une trésorerie importante », poursuit Michel Watrelos.
Améliorer la trésorerie.
En fait, lorsque le titulaire ne peut pas améliorer sa trésorerie en optimisant davantage la rotation de son stock, il doit en général trouver des solutions beaucoup plus larges et, souvent, plus radicales.
Or, presque tous les experts-comptables le soulignent, les problèmes de trésorerie des officines viennent, dans bon nombre de cas, d’un plan de financement inadapté lors de l’achat de l’officine. L’insuffisance des capitaux propres lors de cet achat, couplée à un prix trop élevé, peuvent en effet entraîner des remboursements trop lourds auxquels le pharmacien risque de ne plus pouvoir faire face.
Pour retrouver une trésorerie équilibrée, il est donc souvent nécessaire de revoir le plan de financement de départ. « C’est surtout le cas pour les pharmaciens qui sont installés depuis peu de temps, qui ont acheté cher et avec un modèle économique insuffisant, explique Michel Watrelos. Mais ce peut être le cas aussi pour un pharmacien installé depuis sept ou dix ans et qui a laissé la situation financière de l’officine se dégrader lentement. Dans ce cas-là aussi, il faut bien souvent renégocier l’emprunt initial, en ajoutant même au financement le besoin en fonds de roulement de l’officine. Cette renégociation est très avantageuse en ce moment, puisque l’on peut trouver des taux de crédit à moins de 3 % pour les pharmaciens », conclut l’expert-comptable…
Quand la dégradation de la situation de trésorerie n’est pas due seulement à une mauvaise gestion du stock ou au compte fournisseurs, ce qui est d’ailleurs assez peu fréquent en pratique, une renégociation des prêts s’impose donc. La règle d’or pour cela est de ne pas attendre que tous les clignotants de l’officine soient au rouge. Il faut établir un diagnostic de l’officine avec son expert-comptable dès que les premiers signes de difficultés apparaissent, afin de trouver rapidement les solutions. Il est conseillé également de faire un tour de table complet des partenaires de l’officine, comme le banquier, les sociétés de financement éventuelles et le grossiste-répartiteur. Ce tour de table peut être décidé et organisé, notamment, par le cabinet comptable.
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