Une pratique définie par le code du commerce.
L’inventaire est défini par l’article L 123-12 du code du code commerce : « Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. ». Autrement dit, un inventaire physique doit être réalisé au moins une fois par an. On distingue l'inventaire de bilan et l'inventaire de cession.
L’inventaire physique : qu’est-ce qu’on répertorie ?
L’inventaire physique permet de comptabiliser le stock détenu à une date arrêtée. Chaque produit répertorié est attribué à une notion comptable (selon les bases de données) telle que le prix fabricant, le taux de remboursement, ou encore le taux de TVA. D'un point de vue comptable, l'inventaire est fondamental dans le cadre du bilan pour comparer les ventes et les achats consommés, c’est-à-dire la totalité des achats neutralisés du stock. À partir de ces données, la marge réelle de l'entreprise peut être analysée. Les produits destinés à la location sont exclus parce qu’ils ont une autre destination comptable, de même que les produits en dépôt-vente (livres par exemple). L’inventaire exclut également tous les produits considérés de frais généraux, tels que les produits d’emballages ou les produits du préparatoire.
Stupéfiants : présence obligatoire du pharmacien.
Les stupéfiants doivent être intégrés à l’inventaire, mais des dispositions particulières sont applicables. L’inventoriste n’a pas le droit de manipuler ces médicaments. En pratique, deux possibilités sont envisagées : soit le pharmacien remet une liste du contenu du coffre à l’unité prêt, soit il accompagne l’inventoriste lors du pointage de ces médicaments.
Quand réaliser l’inventaire de bilan ?
Le code du commerce impose « d’établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable ». En pratique, l’inventaire de bilan doit être réalisé à la clôture de l’exercice pour intégration au bilan comptable. Un décalage de quelques jours est toléré par l’administration, à condition de corriger ce décalage en neutralisant les factures ou les stocks non rentrés.
L’inventaire de cession.
L'inventaire de cession doit être réalisé la veille de la prise de possession par l'acquéreur. Il permet de clôturer avec fiabilité l’exercice du cédant. Les modalités de réalisation de l'inventaire sont précisées dans le contrat de cession. Cet inventaire permet de valoriser le stock de l'officine sur la base d’un prix catalogue (remises moyennes, décotes), avec l’objectif de se rapprocher du juste prix.
La prestation de l'inventoriste.
La réalisation de l’inventaire physique par un inventoriste professionnel offre de nombreuses garanties, et une sérénité pour les comptables. L’intervention peut débuter pendant les heures d'ouverture, en commençant par les secteurs où il y a le moins de mouvements, ou être programmée le soir ou le dimanche. Dans tous les cas, l’objectif est d’organiser l’inventaire sans gêner l’activité. La prestation des inventoristes s'étend au-delà de l'inventaire, c'est-à-dire du seul pointage des produits du stock. Elle comporte une pré-analyse des anomalies constatées entre le stock informatique et le stock physique, une identification des erreurs d'enregistrement portant sur les prix ou les quantités, et une évaluation de la démarque inconnue. Autre prestation importante proposée par l’inventoriste, la réactualisation du stock informatique à l'issue de l'inventaire, pour une mise en cohérence avec le stock physique.
Prendre rendez-vous avec l'inventoriste.
Étant donné que les demandes d'inventaires se concentrent sur les fins de semestre, il est conseillé d'anticiper la prise de rendez-vous avec l'inventoriste. Un délai de trois mois apparaît raisonnable. Dans ce cadre d’une cession d’entreprise, il est conseillé de bloquer la date d’inventaire dès que le compromis de vente est signé. Le tarif de prestation de l'inventoriste est principalement indexé au volume du stock et à la date de réalisation de l’inventaire.
Faire soi-même son inventaire.
Avec le développement de l’informatique et de la gestion des stocks, une majorité de pharmacien (58 %) ne fait plus appel à un prestataire inventoriste. Cette pratique est acceptable mais elle présente quelques limites. Le premier piège est de se limiter à un inventaire informatique ; celui-ci ne reflète jamais avec une précision totale le stock réel, en volume comme en valeur. D'autre part, tous les produits influençant le calcul de la marge peuvent ne pas être gérés informatiquement.
Les inventaires permanents.
L'inventaire permanent correspond à un inventaire limité à un secteur de produits. On parle aussi d’inventaire tournant. Ces inventaires sont organisés tout au long de l’année. D’un point de vue comptable, ils peuvent être pertinents pour assainir le calcul de la marge. Cependant, ces inventaires sélectifs ne sont pas exhaustifs et ne permettent pas de garantir un stock fiable à 100 % à la fin de l’exercice.
Remerciements à Muriel Vicériat, expert-comptable EXCO, et Albert Durand, secrétaire général ANIP.