Le Quotidien du Pharmacien.- L’optimisation de la gestion des stocks est-elle un outil pour diminuer les impacts des ruptures de médicaments pour l’officine ?
Bertrand Cadillon.- Dans le monde complexe de la pharmacie, où la disponibilité des médicaments est cruciale pour la santé des patients, la gestion efficace du stock représente bien plus qu'une simple tâche administrative car les ruptures ont également un effet sur le chiffre d'affaires et la rentabilité des officines. Cette gestion est un art délicat qui nécessite une planification minutieuse, une analyse approfondie des procédures et une exécution précise. Une gestion efficace du stock permet non seulement de répondre aux besoins des patients, mais aussi d'optimiser les coûts, de minimiser les pertes et de garantir le bon fonctionnement de l'officine. Assurer une disponibilité constante et appropriée des médicaments est une responsabilité majeure pour les pharmaciens
Face aux pénuries de médicaments, comment les pharmaciens procèdent-ils pour mieux gérer leurs stocks ?
Les officinaux subissent le phénomène des ruptures sans avoir beaucoup de prises dessus. Nous constatons que face à ce défi complexe, les pharmaciens adoptent une approche proactive de la gestion des stocks pour minimiser les impacts des ruptures. Il s’agit souvent d’entraide entre confrères et de recherches chronophages pour trouver des molécules équivalentes. Le plus difficile est le travail d’explication auprès des patients qui sont stressés.
Une méthode connue est particulièrement efficace est la règle des 80/20, également connue sous le nom de loi de Pareto
Dans la mesure où cette situation risque de se pérenniser, que doit surveiller le pharmacien au niveau de son officine ?
Le pharmacien doit bien évidemment s’assurer que les médicaments nécessaires sont toujours en stock pour répondre aux besoins des patients. La disponibilité des médicaments couramment prescrits tels que les antalgiques ou les antibiotiques est essentielle pour garantir la satisfaction des patients et assurer leur fidélité. Il doit anticiper et gérer les fluctuations de la demande et les délais de livraison pour éviter les ruptures de stock. Dans le contexte actuel il s’agit d’être particulièrement vigilant et surtout de savoir s’informer sur les risques de pénuries.
Faut-il surstocker les molécules à risques de ruptures ?
Selon nos observations, certains pharmaciens le font mais ce surstockage de précaution crée en lui-même la pénurie et implique une surveillance particulière sur les produits à péremption courte. Sans parler de la trésorerie immobilisée…
Les différents aspects de la gestion des stocks en pharmacie nécessitent donc une discipline à tous les niveaux ! Quels sont les enjeux ?
La gestion efficace des stocks en officine est une tâche complexe qui nécessite avant tout une coordination précise avec les grossistes répartiteurs, les génériqueurs et les laboratoires pour le « direct ». La gestion du stock en pharmacie comprend plusieurs aspects, notamment la planification des besoins en stock, la passation des commandes, la réception des produits, le rangement et l'étiquetage des produits, la surveillance des niveaux de stock, la gestion des retours et des remboursements, ainsi que la tenue d'un enregistrement précis des mouvements de stock dans l’informatique. Par exemple, la réception des produits implique de vérifier la conformité des produits reçus par rapport à la commande passée, de stocker les produits de manière appropriée et de traiter rapidement les retours ou les remboursements. Si un des aspects de ce processus est mal encadré le résultat final se traduit par une plainte de la clientèle qui n’a pas le produit prescrit ou une charge financière pour l’officine. Ajoutons que le développement massif des produits dits « chers » implique une très grande rigueur compte tenu des montants en jeu !
Pourquoi il est nécessaire de faire une analyse de ses stocks au cours de l’année ?
Surveiller et évaluer les niveaux de stock est essentiel pour prendre des décisions éclairées. Cela permet de déterminer les niveaux optimaux de stock, d'identifier les produits en surplus ou en sous-stockage, de gérer les produits proches de la péremption et de détecter les tendances de demande. En surveillant régulièrement les niveaux de stock des médicaments saisonniers, comme les antihistaminiques au printemps, les pharmaciens peuvent anticiper la demande et ajuster leurs commandes en conséquence. Les officines disposent aujourd’hui de logiciels de gestion de stock performants qui surveillent automatiquement les niveaux de stock, alertent en cas de faible niveau et permettent un réapprovisionnement rapide et efficace. Encore faut-il prendre le temps nécessaire pour consulter les informations et alertes !
Minimiser le capital immobilisé dans le stock permet de libérer des ressources financières pour d'autres besoins de l'officine
Quelle est, selon vous, la bonne méthode d’optimisation des stocks en pharmacie ?
Une méthode connue est particulièrement efficace est la règle des 80/20, également connue sous le nom de loi de Pareto. Celle-ci stipule que 20% des produits génèrent 80% des ventes ou de la valeur du stock. En identifiant ces produits clés, les pharmaciens peuvent concentrer leurs efforts sur la gestion de ceux-ci, assurant ainsi leur disponibilité tout en minimisant les coûts. La méthode de classification des produits du stock en fonction de leur valeur relative pour l'officine permet aussi de mieux comprendre où concentrer les ressources. Les produits essentiels pour l'activité « ceux qui tournent », réclament une gestion rigoureuse avec de la réactivité. Les produits hors monopole comme les cosmétiques ou produits de confort peuvent être gérés de manière plus souple avec un rythme plus lent. Il faut désormais que les officinaux sachent aller à l’essentiel compte tenu de leur faible disponibilité en temps.
Trop de stocks peuvent avoir, en retour, un impact sur la rentabilité de l’officine…
L’optimisation du capital investi est toujours un bon réflexe pour un entrepreneur car minimiser le capital immobilisé dans le stock permet de libérer des ressources financières pour d'autres besoins de l'officine. En mettant en œuvre des pratiques de gestion des stocks justes à temps, une pharmacie peut réduire les niveaux de stock excédentaires et utiliser ces fonds pour investir dans des équipements ou des services supplémentaires pour les patients. Cela est particulièrement vrai pour les officines qui ont une activité significative sur les médicaments conseils et la parapharmacie. Dans ce scénario, le pharmacien doit toujours à l’esprit l’équilibre entre le gain lié à la remise quantitative et coût financier de stockage sans oublier le risque d’obsolescence de certains produits dans le domaine de la cosmétique par exemple En ce sens, l’expérience qui est souvent la somme des erreurs de commande s’acquiert assez rapidement !
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