Le cadre légal
L'article 25 de la Convention collective nationale de la pharmacie d'officine encadre la question des congés payés. Il stipule notamment que la période de prise des congés est fixée du 1er mai de l'année en cours au 30 avril de l'année suivante, correspondant à un cumul de 2 jours et demi ouvrables par mois de travail acquis entre le 1er juin de l'année précédente et le 31 mai de l'année en cours. L'employé peut, avec l'accord de son employeur, poser en une seule fois un maximum de 24 jours ouvrables - à prendre du 1er mai au 31 octobre - ou fractionner ses congés au long de l'année. Le congé principal peut être fractionné sur accord de l'employeur et du salarié selon une fraction au moins égale à 18 jours ouvrables continus. Dans tous les cas, l'employeur doit donner son accord sur les dates de congés.
La période des congés est portée à la connaissance des salariés par écrit individuel ou par affichage au moins 2 mois avant son ouverture. Si l'employeur est contraint d'instaurer un roulement entre les salariés dans la prise des congés, différents critères s'appliquent avec, par ordre de priorité, la nécessité du service de fonctionnement (obligation d'avoir un pharmacien sur place), le respect du choix de chacun des salariés, leur situation familiale, leur ancienneté, leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs. L'officine peut être amenée à fermer sauf si elle est de garde pendant la période décidée dans un souci de continuité du service.
Bien s'organiser en amont
Les vacances d'été doivent s'anticiper dès le mois de février. Cela implique de pouvoir identifier les contraintes de chacun, de fixer des règles précises afin de savoir le nombre de personnes nécessaires pour assurer le fonctionnement de l'officine chaque semaine durant l'été. Par exemple, si l'équipe comprend cinq personnes, deux pourront partir en juillet et trois en août, un pharmacien devant bien sûr être présent durant toute la période des congés. Dans la planification, il ne faudra pas oublier d'organiser la rentrée car l'activité de l'officine doit reprendre normalement avec le personnel suffisant. Anticiper signifie aussi pour le titulaire de laisser un temps de réflexion à ses collaborateurs afin qu'ils puissent discuter entre eux des périodes de congés et s'entendre sur un roulement.
Éviter les conflits
À une date définie par le titulaire, les membres de l'équipe pourront présenter leur proposition de planning. Mais les échanges qu'implique la démarche peuvent être source de conflit, ce qui est nuisible à la cohésion de l'équipe et au fonctionnement de l'officine. Le titulaire doit donc rappeler qu'il interviendra en cas de dérapage - car c'est lui, au final, qui doit donner son accord sur les dates de congés - mais qu'il souhaiterait ne pas y être contraint car un consensus est toujours préférable lors d'une concertation. Dans son discours, il pourra souligner l'importance de savoir faire des compromis, de ne pas entrer en conflit avec les autres et peut-être aussi devra-t-il rappeler la mission de l'officine qui est celle d'assurer un service de qualité aux patients sans trop rallonger les délais d’attente.
Une juste répartition des vacances
S'il revient à l’employeur de donner son accord quant aux périodes de congés en cas de conflit entre les membres de l'équipe, le manager doit rester juste et équitable. D’où l’importance d’identifier les contraintes de chacun afin d’anticiper les problématiques qui peuvent émerger : un conjoint dont l'entreprise observe une fermeture au mois d'août, les vacances des enfants qui imposent de respecter une période de congés font partie des contraintes auxquelles les employés peuvent difficilement se soustraire. Dans ce cas, il est possible d'arbitrer en suivant des règles simples comme celle de laisser aux employés concernés la priorité de la décision une année sur deux. Dans tous les cas, il faut bien veiller à ne pas privilégier l'un au détriment de l'autre.
Poursuivre l'activité avec moins de personnel
Pendant l'été, même si l'équipe est réduite, l'officine doit poursuivre son activité. S'organiser à l'avance peut, ici aussi, s'avérer utile. Ainsi l'officine peut-elle anticiper les tâches chronophages du back-office, notamment les commandes qui peuvent être effectuées en amont quitte à stocker pendant quelque temps. Le renouvellement des traitements chroniques peut également être anticipé afin de gagner du temps sur le temps de délivrance. D'une façon globale, tout le suivi du patient (entretiens pharmaceutiques, vaccination…) doit, si possible, être programmé avant ou après la période de congés. Si nécessaire, les horaires d'ouverture de l'officine peuvent être réduits à condition que la clientèle soir informée. N'oublions pas que, durant l'été et hors zones touristiques, le flux des visiteurs est souvent moins important car de nombreuses personnes partent en vacances.
Fermer l'officine pour congés ?
Quand on est le seul pharmacien de l'officine, trouver un remplaçant pour assurer l'activité pendant les vacances d'été relève parfois du parcours du combattant. D'autant que l'intérimaire peut toujours se désister au dernier moment s'il ne fait pas partie des collaborateurs habituels. De ce fait, fermer l'officine sur une courte période - sauf si elle est de garde - peut être une solution envisageable pour résoudre la problématique des congés. Il sera cependant préférable, dans un esprit de bonne entente entre confrères, de prévenir à l'avance les officines environnantes car elles devront accueillir une clientèle supplémentaire par effet de report.
(Sujet réalisé en collaboration avec Marie-Hélène Gauthey, dirigeante de l’organisme de formation Atoopharm).
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